Korespondensi Bisnis

A.      PENGERTIAN KORESPONDENSI

Korespondensi berasal dari kata Correspondence (Inggris) atau Correspondentie (Belanda) yang berarti suatu kegiatan atau hubungan yang terjadi antara pihak-pihak terkait yang dilakukan dengan saling berkiriman surat.

Hubungan pihak-pihak yang terkait dalam bisnis biasanya bersifat resmi dan dilakukan dengan surat-menyurat. Oleh karena itu, korespondensi juga diartikan sebagai surat-menyurat.

Korespondensi dalam suatu kantor, instansi, atau organisasi dibagi menjadi dua, yakni:

1.         Korespondensi Eksteren

Korespondensi eksteren, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh kantor atau bagian-bagiannya dengan pihak luar.

2.         Korespondensi Interen

Korespondensi Interen, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh orang-orang dalam suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dengan kantor cabang.

Koresponden adalah orang yang berhak atau mempunyai wewenang untuk menandatangani surat, baik atas nama perorangan maupun kantor atau organisasi.

B.       DASAR-DASAR KORESPODENSI BISNIS

Korespodensi bisnis merupakan suatu kegiatan korespondensi yang dilakukan dalam dunia bisnis, baik dalam bentuk dalam surat, memo, agenda proposal, maupun laporan bisnis.

Surat merupakan sarana komunikasi tertulis yang disampaikan oleh suatu pihak kepada pihak lain dengan menggunakan media tertentu. Salah satu hal yang membedakan surat biasa dengan surat bisnis adalah tujuan penulisanya.

Surat berorientasi pada kegiatan bisnis maupun gaya bahasa digunakanya. Dalam perkembangnya, seseorang dapat menulis dan mengirimkan surat dengan secarik kertas maupun elektronik(email).

C.      BAHASA KORESPONDENSI BISNIS

Korespondensi bisnis atau surat-menyurat bisnis memiliki bahasa tersendiri yaitu bahasa korespondensi bisnis. Ciri-ciri bahasa korespondensi bisnis adalah jelas, lugas dan menarik serta santun.

1.         Jelas

Pengertian jelas disini adalah mudah dimengerti dan bebas dari kemungkinan salah tafsir. Dalam korespondensi bisnis, dituntut kecermatan dalam pilihan kata, keutuhan kalimat dan penggunaan tanda baca.

2.         Lugas

Maksud lugas ialah hemat. Hemat berarti ekonomis dalam menggunakan kata, tetapi dengan cakupan makna yang lengkap.

3.         Menarik Dan Santun

Bahasa yang menarik tidak harus indah seperti bahasa yang digunakan dalam syair. Bahasa menarik disini ialah bahasa yang hidup dan santu, menghindari pengulangan kata yang menjemukan dan mampu membangkitkan minat pembaca.

D.      PERANAN KORESPONDENSI DALAM BISNIS

Korespondensi dalam bisnis memiliki peranan sebagai berikut:

1.         Menciptakan Surat Yang Baik Dan Jelas

Dalam kehidupan sehari-hari, kesalahan dalam penulisann berbagai surat masih banyak terjadi. Misalnya, susunan kalimat tidak lengkap, berbelit-belit, tanda baca tidak benar, tata bahasa tidak teratur, dan  salah mengadopsi bentuk dan model surat. Kesalahan tersebut disebabkan oleh beberapa hal, diantaranya:

a.         Tidak ada  pengarahan dan pengendalianmengenai cara menulis surat yang baik, baik dilingkungan keluarga dan organisasi, dan

b.        Masyarakat sendiri terlalu mudah memaafkan kesalahan dalam penulisan surat.

Kegiatan korespondensi secara tidak  langsung merupakan proses pembelajaran dalam menciptakan surat yang baik, jelas, dan tepat.

2.         Menciptakan Kerja Sama Yang Baik

Perusahan tidak dapat mencapai tujuan tanpa bekerja sama dengan pihak lain.  Agar bisa bekerja sama dengan pihak lain, perusahan perlu menjaga komunikasi dengan baik. Pihak lain akan mendukung terciptanya kerja sama yang baik.

3.         Menyebarkan Kegiatan

Tidak semua orang dalam perusahaan secara otomatis mengetahui kegiatan yang terjadi anatara perusahaan denngan pihak luar. Korespondensi memegang peranan penting dalam menyebarkan.

E.       PIHAK-PIHAK YANG TERLIBAT DALAM KORESPONDENSI

Pada umumnya pihak-pihak yang terlibat dalam kegiatan korespondensi  adalah:

1.         Koresponden, yaitu orang atau orang  atau pihak yang  berkirim surat dan atau yang menandatangan  surat.

2.         Redaktur, yaitu orang yang menyusun  naskah  surat.

3.         Sekretaris, yaitu orang yang membantu pemimpin dalam kegiatan korespondensi.

4.         Juru  ketik, yaitu orang yang membantu memproduksi surat-surat.

5.         Register ,yaitu orang yang melakukan aktivitas tata usaha atau administrasi surat-surat yang meliputi pemberian nomor surat, pencatatan surat keluar dann surat masuk, serta menangani pengarsipan surat-surat (filling system).

6.         Kurir, yaitu orang atau pihak yang mmenyampaikan surat kepada penerima.

F.       PENTINGNYA KORESPONDENSI BISNIS

Beberapa survey mengenai transaksi bisnis internasional menjelaskan bahwa sekitar 80% kegiatan komunikasi & Interaksi bisnis ekspor-impor biasanya dilakukan melalui korespondensi (surat menyurat) terutama melalui sarana teleks, faxcimili dan terutama sekali lewat e-mail. Sedangkan sisanya biasanya dilakukan melalui negosiasi tatap muka langsung face to face negotiation. Hal ini berarti bahwa korespondensi memegang peranan yang amat penting dalam perdagangan international pada umumnya.

Hasil negosiasi tatap muka face to face negotiation pada akhirnya juga akan dirumuskan dan didokumentasikan dalam bentuk surat menyurat atau korespondensi. Karena hasil pertemuan tatap muka dari kedua belah pihak yang bernegosiasi akan dituangkan dalam bentuk catatan notulen atau minutes. Notulen sebagai catatan tertulis tersebut biasanya akan diparaf (diberi initial) dari masing-masing pihak yang bernegosiasi, sebagai tanda kesepakatan sementara.

Dengan demikian jelaslah bahwa kendatipun suatu transaksi dilakukan dengan cara tatap muka, pada akhirnya tetap akan dirumuskan dalam bentuk tertulis, atau dalam bentuk dokumen surat menyurat. Maka cara apapun yang dipakai dalam transaksi apakah melalui korespondensi atau negosiasi tatap muka, pada akhirnya korespondensi tetap akan memegang peranan yang terpenting, sebab tanpa adanya korespondensi baik melalui media surat biasa, teleks, faksimili, email, dll maka suatu transaksi perdagangan khususnya ekspor-impor rasanya mustahil dapat dilaksanakan.

1.         Korespondensi dan Citra Baik (Favourable Image)

Pada prakteknya hampir sebagian besar relasi bisnis kita bisa jadi hanya mengenal perusahaan kita melalui surat-surat (brosur, leaflet, price list) yang telah kita kirimkan. Mereka tidak menganal kita secara pribadi atau personal. Oleh karena itu, desain bentuk dan isi surat mulai dari kop surat, isi surat dan bahasa yang digunakan akan menjadi cerminan awal dari eksistensi perusahaan kita.

Citra perusahaan pada tahap awal perkenalan mungkin sekilas hanya diwakili oleh bentuk sampul amplop ataupun kop suratnya, oleh karena itu desain amplop maupun kop surat perlu dibuat dengan desain yang anggun dan indah yang dapat memberikan informasi dasar mengenai perusahaan, terutama yang dapat menunjukkan sejauh mana integritas dan bonafiditas perusahaan.

2.         Korespondensi dan Reputasi (Good Reputation)

Apabila perusahaan kita telah mendapatkan pesanan pertama (first order = trial order) maka hal ini berarti kita mulai memasuki tahap yang amat penting dalam kehidupan usaha bisnis tersebut.

Pesanan pertama merupakan ujian atas bonafiditas perusahaan, dan salah satu ukuran yang dapat dipakai adalah apakah perusahaan dapat memegang komitmen, khususnya tentang tepat mutu dan tepat waktu.

3.         Korespondensi dan Kepercayaan (Reliability)

Citra yang baik muncul dari penampilan lahir yang baik, sedangkan reputasi yang baik akan terlahir dari kemampuan perusahaan dalam memegang janji komitmen atau dalam menunjukkan kinerja yang baik. Apabila perusahaan dapat mencapai kedua sasaran diatas maka secara otomatis para pelanggan akan menaruh kepercayaan kepada perusahaan dalam aktifitas transaksi bisnisnya.

Peranan korespondensi sangatlah penting untuk dapat menunjang mewujudkan tercapainya ketiga sasaran tersebut yaitu tercapainya : citra, reputasi dan kepercayaan dari mitra bisnis perusahaan.

G.      PESAN – PESAN BISNIS

Setelah meperoleh gambaran mengenai berbagai macam bentuk saluran komunikasi baik yang bersifat formal maupun informal, maka langkah berikutnya melakukan perencanaan pesan pesan bisnis, mencakup pesan – pesan yang disampaikan secara tertulis ( macam – macam surat) dan pesan – pesan yang disampaikan secara lisan.

Dalam suatu pesan – pesan bisnis yang diorganisasikan dengan baik, semua informasi penting dan maksud/tujuan penulisan pesan – pesan bisnis dinyatakan secara jelas. Di samping itu, ide - ide juga disajikan secara logis. Organisasi yang baik adalah penting karena hal itu membuat pesan – pesan yang disampaikan menjadi lebih efektif dan memudahkan atau menyederhanakan pekerjaan komunikator.

Revisi merupakan langkah terakhir dalam mengembangkan pesan – pesan bisnis secara efektif. Masing – masing pesan bisnis tersebut perlu di edit baik menyangkut masalah isi dan pengorganisasiannya, gaya penyampaiannya dan format penulisannya.

Gaya penulisan yang efektif dimulai dengan pemilihan kata yang tepat. Dalam memilih kata perlu diperhatikan antara lain pemilihan kata yang sudah familiar secara umum, singkat, dan hindarkan kata yang bermakna ganda.

Penulisan pesan – pesan bisnis yang paling efektif akan mencakup keseimbangan pemilihan terhadap ketiga jenis kalimat yaitu kalimat sederhana, majemuk, dan kompleks. Kalimat – kalimat yang singkat dan menggunakan kalimat aktif akan mempermudah audiens Anda dalam memahami maksud dan tujuan suatu pesan bisnis.

KESIMPULAN

Ilmu korespondensi memiliki peran vital dalam kelancaran suatu bisnis.
Dengan ilmu korespondensi yang memadai akan menjamin proses surat-menyurat secara lancar sehingga perkembangan bisnis dapat melaju cepat dan siap meraup profit secara maksimal.

Korespondensi bisnis masa kini diimplementasikan dalam bentuk pembuatan surat-surat menggunakan teknologi informasi. Microsoft Word 2010 merupakan senjata yang paling ideal untuk menyusun surat-surat bisnis secara praktis dan efisien.

Dalam menjalankan kegiatan sehari-hari sebuah perusahaan tidak akan terlepas dari kegiatan surat menyurat. Bahkan boleh dikatakan bahwa kegiatan surat menyurat ini adalah merupakan urat nadi dari suatu perusahaan. Dari arus keluar masuk surat ini kita bisa mengukur frekuensi dan intensitas komunikasi yang berlangsung di suatu perusahaan.

Pengorganisasian suatu pesan memerlukan pengelompokan ide – ide secara tepat. Ada dua pendekatan organisasional yang cukup mendasar, yaitu pendekatan langsung dan tak langsung. Dengan pendekatan langsung, ide pokok ditempatkan pada bagian terdahulu kemudian baru diikuti bukti – bukti pendukungnya, sedangkan pendekatan tak langsung, bukti – bukti pendukung ditempatkan terdahulu, kemudian diikuti dengan ide pokoknya.

Pendekatan langsung sangat baik diterapkan bagi pesan- pesan yang akan disampaikan. Sementara itu, pendekatan tidak langsung adalah tepat untuk orang – orang yang bersikap skeptis atau tidak senang terhadap pesan – pesan yang akan disampaikan.