1 Pengertian Kas
1. Kas berarti tempat menyimpan uang
2. Kas berarti uang (uang tunai)
3. Kas berarti tempat membayar dan menerima uang
4. Dalam
kamus Istilah Akuntansi dijelaskan bahwa uang kas adalah setiap alat
tukar yang diterima oleh bank dengan nilai nominal untuk disimpan. Uang
kas suatu perusahaan terdiri dari uang kertas, uang logam, cek, wesel
pos, dan uang yang disimpan di bank (demand deposit; simpanan deposito, yang sewaktu-waktu dapat dicairkan)
Dalam
modul ini, yang dimaksud dengan kas adalah alat pembayaran tunai yang
setiap saat dapat digunakan untuk membiayai berbagai macam kegiatan yang
dilakukan oleh suatu lembaga, instansi, atau suatu perusahaan. Kas
merupakan harta atau aktiva. Berbagai macam transaksi yang terjadi di
suatu perusahaan merupakan penerimaan dan pengeluaran kas. Agar
pengeluaran dan penerimaan kas tersebut dapat dengan mudah dikelola,
maka harus dicatat dalam suatu buku yang disebut buku kas.
Buku kas atau kaas boek (Belanda), atau cash book
(Inggris) adalah buku yang digunakan untuk membukukan atau mencatat
keluar dan masuknya uang pada suatu perusahaan. Oleh karena itu, setiap
pemegang kas harus memiliki buku kas dan mencatat semua pengeluaran
dan penerimaan yang dilakukannya.
Dalam
tata usaha keuangan suatu lembaga, instansi, atau perusahaan, biasanya
pemegang kas adalah bendahara umum sehingga buku kas yang digunakan
untuk mencatatnya disebut buku kas umum. Dalam buku kas umum dicatat
semua penerimaan dan pengeluaran sehingga seluruh kegiatan keuangan
dapat dibaca atau dilihat pada buku tersebut. Jadi, buku kas umum
berfungsi sebagai alat kontrol utama dari seluruh kegiatan pengurusan
uang lembaga atau perusahaan. Mengingat bahwa buku kas umum berfungsi
sebagai alat kontrol, maka buku kas umum harus diselenggarakan secara
benar, objektif, dan up to date (periodik). Setiap transaksi harus didukung dengan bukti-bukti yang lengkap.
Transaksi
(penerimaan dan pengeluaran) bendahara dapat melalui kas atau melalui
bank/ giro pos. Selanjutnya, penerimaan dan pengeluaran yang dilakukan
melalui kas secara tunai maupun penerimaan dan pengeluaran melalui
bank/ giro pos harus dibukukan atau dicatat dalam buku kas umum
sehingga saldo pada buku kas umum merupakan saldo uang yang terdiri
dari saldo yang ada di kas (saldo kas), dan saldo yang ada di bank
(saldo bank).
2 Pengertian Kas Kecil
Seperti
yang telah diutarakan diatas, baik penerimaan maupun pengeluaran dapat
dilakukan melalui bank/ giro pos dan melalui kas (tunai). Namun
demikian, transaksi yang jumlahnya cukup besar akan lebih aman bila
dilakukan melalui bank. Namun, pengeluaran rutin yang jumlahnya relatif
kecil akan kurang efektif apabila dilakukan melalui bank. Akan lebih
efektif apabila pengeluaran yang terjadi setiap hari itu dikeluarkan
dari dana yang disediakan secara khusus. Dana yang disediakan oleh
perusahaan untuk keperluan sehari-hari dengan jumlah yang relatif kecil
disebut kas kecil atau (petty cash). Pengeluaran-pengeluaran
yang jumlahnya relatif kecil dan tidak akan ekonomis bila dibayar
dengan cek misalnya: pembelian materai, perangko, rekening telepon,
rekening listrik, rekening air, perlengkapan kantor, biaya keamanan,
biaya kebersihan dan sebagainya.
Untuk mengatasi kelemahan kelemahan tersebut dibuatlah kas kecil untuk
membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil. Pada
waktu pengeluaran kas untuk pembentukan dana, kas kecil ditutup dengan
cek, sedangkan pembayaran jumlah-jumlah kecil dapat dibayar dengan uang
tunai.
Dana kas kecil diserahkan pada juru bayar kas kecil perusahaan yang
akan bertanggung jawab penuh atas pengeluaran dan penggunaan dana kas
kecil. Hal ini dilakukan untuk menjaga kelancaran dan menghindari bentuk
penyelewengan. Pengisian dana kas kecil dapat dilakukan berdasarkan
permintaan pemegang kas kecil jika dana kas kecil sudah menipis atau
dilakukan secara periodik.
3 Peralatan yang Dibutuhkan untuk Pengelolaan Dana Kas Kecil
Untuk dapat mengelola administrasi dana kas kecil peralatan yang dibutuhkan, antara lain:
1. Formulir permintaan pengisian kembali kas kecil
2. Formulir permintaaan pengeluaran kas kecil
3. Jurnal pengeluaran kas
4. Buku jurnal kas kecil
5. Buku laporan penggunaan dana kas kecil
6. Bukti pengeluaran kas kecil
7. Alat tulis dan alat hitung.
4 Prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil
Pengelolaan dana kas kecil merupakan proses pengelolaan bukti
transaksi dana kas kecil sampai pencatatan buku kas kecil. Dalam
melaksanaan pengelolaan kas kecil, ada beberapa prosedur antara lain
sebagai berikut.
a. Pembentukan Dana Kas Kecil
Hal yang paling penting dalam pembentukan kas kecil adalah penunjukan
petugas sebagai pemegang kas kecil. Selain itu, perusahaan juga harus
menetapkan jumlah dana kas kecil. Biasanya jumlah dana kas kecil
ditaksir dengan memperhitungkan kebutuhan dan untuk tiga atau empat
minggu. Jika jumlah dana telah ditetapkan, maka bendahara perusahaan
menarik cek untuk diserahkan kepada pemegang kas kecil. Berdasarkan
surat keputusan dari otoritas yang lebih tinggi, bagian keuangan
membuat bukti kas keluar sebanyak tiga lembar. Bagian bendahara
menerima dua lembar (lembar 1 dan lembar 3), sedangkan lembar ke-2
diarsipkan dibagian keuangan. Bagian bendahara mengarsipkan bukti kas
keluar lembar ke-1 kemudian mengisi cek dan meminta tanda tangan
otorisasi atas cek untuk diserahkan kepada pemegang dana kas kecil,
bersama bukti keluar lembar ke-3. Cek kemudian diuangkan ke bank oleh
pemegang kas kecil dan uangnya disimpan dalam tempat penyimpanan yang
terkunci. Selama perusahaan tidak mengubah jumlah dana kas kecil, maka
tidak ada jurnal lain yang berhubungan dengan rekening Kas Kecil.
Contoh:
Pada tanggal 1 Maret PT. ABC membentuk dana kas kecil sebesar Rp
100.000,00. Maka jurnal yang harus dibuat untuk mencatat pembentukan
dana kas kecil ini adalah,
Maret 1 Kas Kecil ................. Rp 100.000,00
Kas ............................. Rp 100.000,00
(Untuk mencatat pembentukan kas kecil)
b. Pembayaran Melalui Kas Kecil
Pemegang kas kecil mempunyai kewenangan untuk melakukan pengeluaran
kas dengan menggunakan uang yang terdapat dalam kas kecil sepanjang
tidak bertentangan dengan kebijakan yang telah ditetapkan manajemen.
Biasanya manajemen membuat ketentuan tentang jumlah batasan maksimum
pengeluaran untuk tiap transaksi yang diijinkan dan larangan-larangan
tertentu, misalnya kas kecil tidak boleh digunakan untuk memberi
pinjaman kepada karyawan. Setiap pembayaran yang dilakukan melalui kas
kecil harus didokumentasikan dengan menggunakan “Bukti Pengeluaran Kas
Kecil” atau Voucher Kas Kecil.
Bukti-bukti pengeluaran kas kecil harus disimpan pada tempat
penyimpanan uang sampai kas kecil diisi kembali. Oleh karena itu, jumlah
rupiah dari seluruh bukti pengeluaran dan jumlah uang yang terdapat
dalam kas kecil harus selalu sama dengan jumlah dana kas kecil yang
telah ditetapkan perusahaan (dalam contoh di atas Rp 100.000,00).
Dengan demikian, perusahaan setiap saat dapat mengawasi pengelolaan kas
kecil. Biasanya akuntan intern perusahaan melakukan pemeriksaan
mendadak dengan cara mencocokkan jumlah uang yang ada dalam peti uang
ditambah jumlah rupiah dari bukti-bukti pengeluaran dengan jumlah dana
kas kecil yang telah ditetapkan perusahaan. Pada saat terjadi pemakaian
kas kecil, perusahaan tidak membuat jurnal. Pengaruh tiap transaksi
pemakaian kas kecil akan dicatat pada waktu kas kecil diisi kembali.
c. Pengisian kembali kas kecil
Pemegang dana kas kecil membuat permintaan pengisian kas kecil
berdasarkan bukti-bukti pengeluaran kas kecil. Berdasarkan dokumen
transaksi tersebut, bendahara mengisi cek dan meminta otorisasi cek
kepada pemilik otoritas (misal: kepala departemen). Apabila uang yang
terdapat dalam dana kas kas kecil mencapai tingkat minimum, maka dana
harus diisi kembali. Permintaan pengisian kembali dilakukan oleh
pemegang kas kecil. Untuk itu, pemegang kas kecil harus menyiapkan
daftar pengeluaran (pemakaian) kas kecil yang telah dilakukan dengan
dilampiri bukti-bukti pendukung pengeluaran kas kecil. Permintaan
pengisian kembali kas kecil diajukan kepada bendahara perusahaan yang
akan meneliti keabsahan pengeluaran kas kecil yang telah dilakukan.
Apabila segala sesuatunya sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan
oleh perusahaan, maka bendahara memberi tanda persetujuan pada
formulir permintaan pengisian kembali dan menarik cek sebesar jumlah
kas kecil yang telah digunakan sehingga jumlah uang dalam dana kas
kecil akan kembali pada jumlah semula.
Contoh:
Pada tanggal 15 Maret pemegang kas kecil mengajukan permintaan kembali
kas kecil sebesar Rp 87.000,00 yang dilampiri dengan bukti-bukti
pengeluaran kas kecil berupa biaya pos Rp 44.000,00; biaya angkut
pembelian Rp 18.000,00; perlengkapan kantor Rp 20.000,00 dan macam-macam
biaya lainnya Rp 5.000,00. Jurnal yang harus dibuat untuk pengisian
kembali kas kecil tersebut adalah sebagai berikut:
Maret 15 Biaya Pos ..................................... Rp 44.000,00
Biaya Angkut Pembelian ............. Rp 18.000,00
Perlengkapan Kantor ......................... Rp 20.000,00
Macam-macam Biaya ......................... Rp 5.000,00
Kas
.....................................................................
Rp 87.000,00
(Untuk mengisi kembali dana kas kecil)
Dari jurnal pengisian kembali kas kecil diatas, terlihat bahwa
rekening Kas Kecil tidak terpengaruh. Pengisian kembali akan
mempengaruhi komposisi dana berupa penggantian bukti-bukti pengeluaran
dengan uang, tetapi tidak mempengaruhi saldo dana kas kecil.
Dalam pengisian kembali kas kecil, kadang-kadang terjadi kekurangan
atau kelebihan kas. Dengan menggunakan data dalam contoh di atas, uang
yang seharusnya tersisa dalam peti adalah Rp 13.000,00 (Rp 100.000,00 –
Rp 87.000,00). Bila uang yang sesungguhnya ada dalam peti hanya Rp
12.000,00, maka pengisian kembali harus dilakukan sebesar Rp 88.000,00
agar dana kembali menjadi Rp 100.000,00. Untuk itu perlu disediakan
rekening khusus yang disebut rekening Selisih Kas (kadang-kadang
disebut rekening Kekurangan dan Kelebihan Kas).
Jika terjadi kekurangan kas, maka rekening Selisih Kas harus didebet.
Sebaliknya, bila uang yang ada dalam peti berjumlah Rp 14.000,00 maka
pengisian kembali yang diperlukan hanya Rp 86.000,00. Dalam hal
demikian, rekening Selisih Kas harus dikredit. Saldo debet rekening
Selisih Kas dilaporkan dalam laporan rugi-laba sebagai biaya
lain-lain, sedangkan saldo kredit rekening Selisih Kas dilaporkan dalam
laporan rugi-laba sebagai pendapatan lain-lain.
Dana kas kecil harus diisi kembali pada setiap akhir tahun buku, tanpa
memandang jumlah kas yang masih tersisa. Pengisian kembali pada akhir
tahun buku diperlukan agar semua pengeluaran yang terjadi sejak
pengisian yang terakhir sampai akhir tahun buku dapat dilaporkan dalam
laporan keuangan.
Penerapan cara pengelolaan kas kecil seperti dilukiskan di atas akan memperkuat pengendalian intern karena:
1. Akuntan
intern dapat melakukan pemeriksaan mendadak untuk menghitung kecocokan
kas yang sesungguhnya ada dengan yang seharusnya ada dalam kas kecil.
2. Bukti-bukti
pengeluaran kas tidak mungkin dapat digunakan kembali untuk meminta
penggantian kas, karena bukti yang telah dipertanggungjawabkan selalu
diberi tanda “Telah Dibayar”.
Semoga bermanfaat....
Tags:
MPLB