Pengertian Kearsipan
Sebelum kita mempelajari sistem kearsipan, marilah kita kenali lebih
jauh apa itu arsip. Arsip adalah pusat ingatan bagi setiap kegiatan
dalam suatu kantor. Tidak mungkin seorang petugas arsip dapat mengingat
semua catatan dan dokumen secara lengkap tanpa arsip. Oleh karena itu
suatu kantor dalam mengelola kearsipannya harus memperhatikan sisitem
kearsipan yang sesuai dengan keadaan organisasinya dalam mencapai
tujuannya.
Secara etimologi kata arsip berasal dari
bahasa Yunani (Greek), yaitu archium yang artinya peti untuk
menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukan tempat
atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir
orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri.
Suatu catatan dikatakan arsip apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
1. Mempunyai arti
2. Masih mempunyai kegunaan
3. Disimpan dengan teratur.
Pengertian arsip menurut Undang-Undang No 7 tahun 1971 bab 1 pasal 1 bahwa yang dimaksud dengan arsip yaitu :
1. Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan
Badan-Badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintah.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan
atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Sedangkan pengertian arsip menurut para ahli :
1. The Liang Gie mengartikan arsip sebagai kumpulan warkat yang
disimpan secara teratur, berencana, karena mempunyai suatu kegunaan
agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
Hal-hal yang perlu diperhatikan lingkup kearsipan atau disebut juga
tata kearsipan (record management) meliputi enam kegiatan utama yaitu:
1. Penciptaan arsip/warkat
2. Pemiliha arsip/warkat
3. Pengendalian arsip/warkat
4. Penyimpanan arsip/warkat
5. Perawatan arsip/warkat
6. Pemusnahan arsip/warkat
a. Menurut Milton Reilzfeld, kegunaan arsip yaitu :
1. Values for administrative use
2. Values for legas use (nilai-nilai kegunaan hukum)
3. Values for fiscal use (nilai-nilai kegunaan keuangan)
4. Values for policy use ( nilai-nilai kegunaan politik/kebijakan)
5. Values for historical use (nilai-nilai keguanaan sejarah)
6. Values for research use (nilai-nilai kegunaan penelitian)
b. Menurut Ensiklopedia administratif yaitu
1. Guna informatoris
2. Guna yuridis
3. Guna historis
4. Guna ilmiah
Sistem Kearsipan
Sistem pengarsipan atau sistem kearsipan adalah cara pengaturan atau
penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan memakai abjad,
numerik / nomor, huruf ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai
identitas arsip yang terkait. Sistem ini dibuat untuk mempermudah dalam
penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Hal ini merupakan bagian
dari pekerjaan kantor yang sangat penting. Informasi yang tertulis
yang tepat harus tersedia apabila diperlukan, agar kantor dapat
memberikan pelayanan yang efektif. Kearsipan juga sangat dibutuhkan
dalam pelakasanaan administrasi, karena arsip merupakan pusat ingatan
bagi setiap kegiatan dalam suatu kantor.
Pada dasarnya sistem kearsipan atau filling adalah kegiatan penyusunan
dokumen, warkat dan arsip pada tempat yang telah ditentukan, sehingga
bila diperlukan dapat ditemukan dengan cepat.
Sistem kearsipan yang sesuai dengan teori ilmu kearsipan terdiri dari 5 macam yaitu :
1) Kearsipan sistem abjad (Alphabetic Filling System)
2) Kearsipan sistem Subjeck ( Subjeck filling system )
3) Kearsipan sistem, wilayah ( Geographic Filling system)
4) Kearsipan sistem nomor ( Numeric filling system)
5) Kearsipan sistem tanggal (chronological filling system)
Semoga bermanfaat.....
Tags:
MPLB